Δωρεάν εφαρμογή μηχανογράφησης σχολείων

Το School είναι μια δωρεάν εφαρμογή σε Ms Access η οποία επιτρέπει να οργανώσουμε καλύτερα το σχολείο. Ειδικότερα επιτρέπει να αποθηκεύσουμε τα δεδομένα που αφορούν 

• τα τμήματα, 
• τους μαθητές 
• τις απουσίες των μαθητών
• τα δικαιολογητικά των απουσιών
• τις επιστολές

  Επίσης παρέχει την δυνατότητα να εκτυπώσουμε 

• καταστάσεις με τους μαθητές των τμημάτων,
• επιστολές ενημέρωσης των κηδεμόνων για τις απουσίες των μαθητών
• το βιβλίο απουσιών
• καταστάσεις με τις απουσίες όλων των μαθητών
• όλα τα δικαιολογητικά των  απουσιών

με πολύ εύκολο τρόπο.

Η εφαρμογή κατασκευάστηκε με την Ms Access 2003 και μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε υπολογιστές που διαθέτουν MS Access 2003 ή μεταγενέστερη.

Κατέβασέ την τώρα δωρεάν

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται στα εξής:

1. Η σειρά με την οποία θα πρέπει να εισάγουμε τα δεδομένα είναι η εξής: Δεδομένα Σχολείου, Τμήματα, Μαθητές, Απουσίες, Δικαιολογητικά, Επιστολές.
2. Κατά την δημιουργία τμημάτων, θα πρέπει να τα χαρακτηρίσουμε ως Γενικής Παιδείας ( με υποκατηγορία Κύριο, όταν πρόκειται για τα βασικά τμήματα π.χ. Α1, Α2 κλπ και Δευτερεύον όταν πρόκειται για τμήματα με μαθήματα Γενικής Παιδείας, αλλά δεν είναι τα βασικά π.χ. στα τμήματα των Ξένων Γλωσσών, στα οποία οι μαθητές προέρχονται από διάφορα βασικά τμήματα και οι Ξένες Γλώσσες ανήκουν στα μαθήματα Γενικής Παιδείας.), ως Κατεύθυνσης και ως Επιλογής στα Λύκεια.   Όλα τα μαθήματα των Γυμνασίων είναι Γενικής Παιδείας, ενώ τα μαθήματα των Λυκείων μπορεί να είναι και Κατεύθυνσης αλλά και Επιλογής.
3. Κατά την εισαγωγή των μαθητών από το Excel, θα πρέπει στο Excel να δημιουργήσουμε στήλες με επικεφαλίδες  Επίθετο Όνομα Πατρώνυμο Οδός Αριθμός Πόλη ΤΚ όπως ακριβώς τα έχουμε γραμμένα. Προσοχή, αν οι επικεφαλίδες διαφέρουν έστω και σε ένα γράμμα, τότε τα δεδομένα της αντίστοιχης στήλης δεν θα εισαχθούν στον κατάλληλο πεδίο του αντίστοιχου πίνακα. Μετά αφού βάλουμε τα δεδομένα στο Excel στις κατάλληλες στήλες, τα επιλέγουμε μαζί με τις επικεφαλίδες και δίνουμε την εντολή αντιγραφή. Και τέλος από την φόρμα μαθητές, πατάμε το πλήκτρο "Αντιγραφή μαθητών από το Excel".
4. Για να αλλάξουμε τμήματα σε έναν μαθητή πηγαίνουμε στην φόρμα των μαθητών με το πλήκτρο "Μαθητές", κάνουμε αναζήτηση του μαθητή και αλλάζουμε τα τμήματά του.
5. Τα όρια των απουσιών τα βάζουμε εμείς αυθαίρετα, για το πότε θέλουμε να στείλουμε επιστολές στους κηδεμόνες. Προσοχή, η νομοθεσία προβλέπει ότι επιστολές στέλνουμε στο 1ο δεκαήμερο κάθε μήνα στους μαθητές, που έχουν υπερβεί τις 30 απουσίες. Παρόλα αυτά μπορεί να θέλουμε να ενημερώνουμε τους κηδεμόνες, σύμφωνα με κάποια όρια απουσιών, που εμείς αποφασίζουμε.
6. Με το πλήκτρο "Απουσίες συγκεκριμένου τμήματος" ανοίγει μια φόρμα, που μας επιτρέπει να εισάγουμε απουσίες ανά τμήμα. Ενώ με το πλήκτρο  "Απουσίες χωρίς συγκεκριμένο τμήμα" εισάγουμε απουσίες διάσπαρτες. Το 2ο πλήκτρο είναι πάρα πολύ χρήσιμο στο Λύκειο και στην αρχή της σχολικής χρονιάς, όπου οι μαθητές αλλάζουν τμήματα σαν τα πουκάμισά τους. Ένώ το πρώτο πλήκτρο για όλη την επόμενη χρονιά. 
7. Αν για κάποιο λόγο σε κάποιον μαθητή έχουμε εισάγει περισσότερες συνολικές απουσίες σε κάποια συγκεκριμένη ημέρα από τον αριθμό που πληκτρολογήσαμε στην καρτέλα με τα δεδομένα του σχολείου και στο πεδίο "Μέγιστος αριθμός ημερήσιων ωρών διδασκαλίας" τότε εμφανίζετε ένα παράθυρο προειδοποίησης.
8. Αν κατά την εισαγωγή των δικαιολογητικών έχουμε εισάγει για κάποιον μαθητή περισσότερα δικαιολογητικά κηδεμόνα από αυτά που προβλέπονται  στην καρτέλα με τα δεδομένα του σχολείου και στο πεδίο "Προειδοποίηση για δικαιολογητικά κηδεμόνα" τότε εμφανίζετε παράθυρο προειδοποίησης. Προσοχή, η νομοθεσία προβλέπει μόνο 10 δικαιολογητικά για ολόκληρη την χρονιά από κηδεμόνα.
9. Για τις εκτυπώσεις των καταστάσεων χρησιμοποιούμε τις δυνατότητες της Access και κλείνουμε την προεπισκόπηση από το πλήκτρο "Κλείσιμο" που είναι στην μπάρα των εργαλείων.
10. Αν  εμφανιστεί παράθυρο που μας ζητάει να δώσουμε κάποιο τμήμα, τότε αν θέλουμε μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και τους χαρακτήρες μπαλαντέρ. π.χ. 

• Αν  θέλω το τμήμα Α1 τότε θα πληκτρολογήσω Α1 προσέχοντας να μην μπερδεψω τα Ελληνικά με τα Αγγλικά.
• Αν θέλω όλα τα τμήματα της πρώτης τάξης (Α1, Α2, Α3 κλπ) τότε μπορώ να πληκτρολογήσω Α? με την προϋπόθεση ότι δεν υπάρχουν περισσότερα από 9 τμήματα. Επίσης μπορώ να πληκτρολογήσω Α* και θα μου δώσει όλα τα τμήματα που ξεκινούν από Α, δηλαδή όλα τα τμήματα της πρώτης τάξης αλλά και τα τμήματα των Αγγλικών αν τα έχω ονομάσει ΑΓΓ1, ΑΓΓ2 κλπ. 
• Αν θέλω όλα τα τμήματα του σχολείου, τότε πλκτρολογώ ένα * 
• Προσοχή στο βιβλίο απουσιών δεν κάνουμε χρήση των χαρακτήρων μπαλαντέρ, γιατί είναι μια ιδιαίτερα χρονοβόρα διαδικασία και θα καθυστερήσει πάρα πολύ. Για κάποιο τμήμα και ανάλογα με τις δυνατότητες του υπολογιστή που εργαζόμαστε μπορεί να καθυστερήσει η εμφάνιση του βιβλίου και 5 λεπτά για ένα μόνο τμήμα. 

Καλή χρήση